Temat
Ten obrazek znamy wszyscy. I to nie tylko z biura, zakładu pracy, ale też z życia prywatnego. Godziny poszukiwań, wywracania stert papierów, przetrząsanie szuflad. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie szukał ważnego rachunku za prąd, wyciągu z banku, umowy na usługi telefoniczne, zeznania podatkowego, albo po prostu numeru telefonu zapisanego na luźnej kartce. Dokumenty archiwizujemy, aby nie tracić dostępu do najważniejszych zasobów - czasu i informacji. Dzięki dobremu systemowi archiwizacji dokumentów nie konieczności tracić czasu na poszukiwania informacji. Uporządkowane i zewidencjonowane dokumenty są łatwe do odnalezienia, a co więcej pozwalają zaoszczędzić sporo miejsca. Dobrze zorganizowane archiwum to także bonus w postaci estetycznego wyglądu w firmie.
Klasyfikacja archiwizowanych dokumentów
Dokumenty zazwyczaj klasyfikuje się, nadając im oznaczenie literowe:
Prawo a archiwizowanie dokumentów
Prawidłowe archiwizowanie dokumentów to także bezpieczeństwo dla firmy. Nigdy bowiem nie wiemy kiedy firmę z kontrolą odwiedzi Urząd Skarbowy, Nadzór Budowlany, Sanepid, Urząd Pracy lub inna instytucja kontrolująca. Dokumenty księgowe należy archiwizować tak, żeby w trakcie możliwej kontroli dostęp do nich był swobodny. Prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych to także wybór odpowiedniego, bezpiecznego miejsca i chronienie ich przed osobami niepowołanymi.
Dokumenty księgowe nie muszą być archiwizowane przez przedsiębiorcę. Firmy mogą to zlecić np. biurom rachunkowym, lub innym wyspecjalizowanym firmom. W przypadku archiwizowania dokumentów księgowych poza firmą należy zgłosić ten fakt zgłosić naczelnikowi odpowiedniego Urzędu Skarbowego.
Ustawa o rachunkowości, mówi, że w zależności od rodzaju dokumentu muszą być one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat. Prawo ustanawia następujące okresy dla poszczególnych grup dokumentów:
W jakich warunkach archiwizować dokumenty?
Wiemy już w jak archiwizować dokumenty. Co rozbić, aby nasze firmowe papiery przetrwały 50 lat? Należy je przechowywać w odpowiednich warunkach. Pod uwagę musimy wziąć wiele czynników np. temperaturę, ciśnienie powietrza, względną wilgotność powietrza, ruch powietrza, a także nasłonecznienie pomieszczenia, w którym archiwizujemy dokumenty.
Papier jest bardzo wrażliwy na działanie czynników zewnętrznych. Dla firmowych dokumentów najlepsze będą suche, przewiewne oraz wolne od zapachów magazyny. Temperatura w tych pomieszczeniu nie powinna być mniejsza niż 4° C, ale nie większa niż 20 stopnie. Ciepłe powietrze może bowiem przyjąć więcej wody niż zimne.
W bibliotekach, narodowych archiwach i specjalistycznych magazynach temperatura wynosi z reguły kilkanaście stopni Celsjusza, a wilgotność powietrza nigdy nie przekracza 60%.
Warunki panujące w magazynie muszą chronić nasze archiwalia przed jego zwilgoceniem, zamoczeniem, zabrudzeniem oraz uszkodzeniem. Okna powinny być umieszczone tak, aby promienie słoneczne nie padały na dokumenty, bo może to skutkować przebarwieniem.
Musisz być zalogowany, aby móc komentować.
Brak komentarzy
Logowanie
Przechowaj.pl